El equipo de oficina incluye todo el equipo y los suministros utilizados en un negocio para realizar el trabajo. Puede incluir cualquier cosa, desde computadoras hasta muebles de oficina. Algunas de las piezas más importantes del equipo de oficina son los teléfonos, los sistemas informáticos y los dispositivos de correo.

El IRS ha definido el equipo de oficina como cualquier equipo, como una computadora de escritorio, una impresora o un sistema telefónico que se utiliza para realizar las funciones de un empleado. Este equipo generalmente se registra como un activo y se contabiliza como gasto a lo largo del tiempo. En la mayoría de los casos, estos gastos son deducibles.

En general, el equipo de oficina no debe contabilizarse como gasto tan pronto como se compra. Sin embargo, algunas compras se pueden realizar de inmediato y deben contabilizarse como gastos a medida que se realiza la compra. En este caso, Tim hizo dos compras de equipos de oficina por menos de $2500 que podrían ser gastados.

Herramientas de dictado y grabación

Los equipos de dictado y grabación son muy útiles en oficinas donde los empleados necesitan redactar memorandos, cartas y otros documentos de forma rápida y sencilla. Suelen ser mucho más precisos que escribir el mismo documento a mano. También le permiten escuchar su trabajo y hacer los cambios necesarios antes de escribirlo.

Este tipo de equipo puede ser costoso, por lo que querrá elegir sabiamente al comprarlo. Debe considerar el tipo de documentación que necesita imprimir, cuántas copias necesitará y su presupuesto al elegir este equipo.

También debe considerar la cantidad de tiempo que lo utilizará. Si lo usa mucho, debería considerar obtener uno que sea más duradero y pueda soportar una carga pesada. Esto reducirá la posibilidad de que su equipo se averíe.

Atascos de papel y equipo defectuoso

Si su empresa utiliza impresoras o fotocopiadoras profesionales, deberá mantenerlas adecuadamente. Esto incluye reemplazar las piezas que se han desgastado, asegurarse de que no estén sobrecargadas y probar los motores para asegurarse de que funcionan correctamente.

Además, debe asegurarse de que estén completamente operativos y conectados a su sistema informático. Si su impresora o copiadora no funciona, debe llamar a un proveedor de servicios para diagnosticar el problema y repararlo.

Tener acceso a suministros de oficina es vital para su negocio. Le permite estar preparado para cualquier emergencia o tarea que se le presente. Además, mantendrá su oficina con un aspecto organizado y limpio.

Herramientas de reciclaje y gestión de residuos

Además de todos los demás tipos de equipos de oficina, las empresas necesitan herramientas de gestión de residuos que les ayuden a ser respetuosas con el medio ambiente. Este equipo puede incluir contenedores de basura, contenedores de reciclaje y una trituradora de papel.

Las herramientas adecuadas pueden ayudar a mantener una oficina limpia y organizada, contribuyendo así a la imagen de la empresa. Además, pueden ayudar al medio ambiente ahorrando energía y eliminando residuos.

Siempre es una buena idea invertir en nuevos equipos cuando los más antiguos empiezan a ser más un estorbo que una ayuda. Esto le permitirá dedicar menos tiempo a tareas tediosas y podrá concentrarse más en los aspectos importantes de su trabajo. Además, podrá ahorrar más dinero a largo plazo.